Assemblée Générale Ordinaire (AGO) d’approbation des comptes

Chaque année, la clôture de l’exercice comptable marque un temps fort dans la vie d’une entreprise. Au-delà du bilan chiffré, c’est un moment de validation stratégique et juridique qui culmine avec un événement incontournable : l’assemblée générale ordinaire (AGO) d’approbation des comptes.

Loin d’être une simple formalité administrative, cette assemblée est un pilier de la bonne gouvernance et de la transparence financière de votre société. Comprendre ses enjeux, ses étapes et ses obligations est donc essentiel pour tout dirigeant soucieux de piloter son activité en toute sérénité et conformité.

Cet article vous guide à travers les méandres de cette procédure, de la préparation des documents à la rédaction du procès-verbal (PV), pour faire de cette obligation une véritable opportunité.

Pourquoi AGO d’approbation des comptes est-elle un rituel incontournable ?

L’assemblée générale annuelle n’est pas une simple réunion. C’est l’organe souverain où les associés ou actionnaires exercent leur pouvoir de contrôle sur la gestion de la société.

Son objectif principal est de statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Au cours de cette séance, les associés sont amenés à prendre plusieurs décisions cruciales :

• Approuver les comptes annuels : valider le bilan, le compte de résultat et l’annexe présentés par le ou les dirigeants.
• Affecter le résultat : décider de la répartition du bénéfice (distribution de dividendes, mise en réserve…) ou de la gestion de la perte (report à nouveau, compensation par des réserves…).
• Donner quitus aux dirigeants : approuver la gestion menée au cours de l’exercice, libérant ainsi les mandataires sociaux de leur responsabilité pour les actes de gestion déclarés.
• Statuer sur les conventions réglementées éventuelles : valider les conventions passées entre la société et l’un de ses dirigeants ou associés.

Le respect de cette obligation est la preuve d’une gestion saine et transparente, un gage de confiance essentiel pour vos partenaires, qu’ils soient banquiers, investisseurs ou clients.

Qui est concerné par cette obligation ?

La quasi-totalité des sociétés commerciales a l’obligation légale de tenir une assemblée générale pour approuver ses comptes annuels.

Sont principalement concernées :

• Les Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL) et les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée (EURL).
• Les Sociétés par Actions Simplifiée (SAS) et les Sociétés par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU).
• Les Sociétés Anonymes (SA).
• Certaines Sociétés Civiles, notamment les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) ayant opté pour l’impôt sur les sociétés (IS) ou lorsque leurs statuts le prévoient expressément.

Les entrepreneurs individuels, y compris les micro-entrepreneurs, ne sont pas soumis à cette obligation, car il n’y a pas de distinction juridique entre leur patrimoine et celui de l’entreprise.

Le déroulement de l’AGO : Les Étapes Clés à Respecter

Organiser une assemblée générale d’approbation des comptes suit un formalisme précis. Pour garantir sa validité juridique, il est impératif de respecter chaque étape du processus.

1. La Préparation en Amont : Le Rôle du Dirigeant

Dans les mois qui suivent la clôture de l’exercice, le dirigeant doit établir les comptes annuels. Il rédige également le rapport de gestion. Ce document est capital : il détaille la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants survenus, et présente les résultats. Depuis le 12 août 2018, les sociétés commerciales qui sont des petites entreprises sont dispensées de l’obligation d’établir un rapport de gestion.

Dans les sociétés où il existe un commissaire aux comptes, celui-ci doit également préparer son propre rapport sur les comptes.

2. La convocation des associés : un formalisme essentiel

Une fois les documents prêts, le gérant ou le président convoque les associés à l’assemblée générale. Cette convocation doit être envoyée au minimum 15 jours avant la date de la réunion, généralement par lettre recommandée avec accusé de réception.

La convocation doit impérativement mentionner :

• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
• L’ordre du jour détaillé, c’est-à-dire la liste des questions qui seront soumises au vote.
• Les projets de résolutions.

Tous les documents nécessaires au vote (comptes annuels, texte des résolutions, rapport de gestion et rapport du commissaire aux comptes éventuels) doivent être tenus à la disposition des associés.

3. La tenue de l’assemblée générale

Le jour J, l’assemblée est présidée par le dirigeant ou une personne désignée par les statuts. Une feuille de présence doit être émargée par les associés présents ou représentés. Le président présente ensuite les comptes (éventuellement les différents rapports), et ouvre la discussion.

Chaque résolution inscrite à l’ordre du jour est ensuite soumise au vote, selon les règles de quorum et de majorité définies par la loi et les statuts de la société.

4. L’étape cruciale : la rédaction du procès-verbal (PV d’AGO)

Toutes les délibérations de l’assemblée doivent être retranscrites dans un procès-verbal, aussi appelé PV d’AGO. Ce document est la preuve juridique des décisions prises. Il doit être rédigé avec une grande rigueur et comporter des mentions obligatoires, telles que définies par des sources officielles ou des entreprises agréées par l’Etat telles que Teledec.

Les informations essentielles à retrouver dans le PV sont :

• la date et le lieu de la réunion ;
• Le mode de convocation ;
• l’identité du président de séance ;
• les associés présents, représentés ou ayant voté par correspondance, avec le nombre de parts sociales ou actions détenues ;
• un résumé des débats ;
• le texte intégral de chaque résolution soumise au vote ;
• le résultat précis du vote pour chaque résolution (adoptée ou rejetée) en mentionnant les majorités.

Ce PV est ensuite signé par le dirigeant et, le cas échéant, par le président de séance et les scrutateurs. Il doit être conservé dans un registre spécial au siège de la société.

Et après l’AGO ? Le dépôt des comptes annuels

Une fois les comptes approuvés, la dernière étape consiste à les déposer au greffe du Tribunal de commerce. Cette formalité doit être effectuée dans le mois qui suit l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Le dossier de dépôt contient généralement la liasse des comptes annuels, le rapport de gestion (pour les sociétés concernées), le rapport du commissaire aux comptes (pour les sociétés concernées), la demande de confidentialité des comptes (le cas échéant) et la proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée.

Naviguer dans ces procédures demande de la rigueur et une organisation sans faille. S’assurer que chaque étape, de la convocation des associés jusqu’au dépôt dématérialisé du procès-verbal et des comptes, est parfaitement exécutée, est un gage de sécurité juridique pour l’entreprise. Des solutions de gestion performantes existent aujourd’hui pour simplifier, sécuriser et tracer l’ensemble de ces démarches administratives et réglementaires.