Les règles applicables en matière de publication des comptes annuels au greffe

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une obligation légale essentielle pour la grande majorité des sociétés commerciales en France. Cette formalité assure la transparence financière et l’information des tiers. Cet article détaille les règles applicables, les documents à fournir, les délais, les modalités de dépôt et les sanctions encourues en cas de manquement.

Les sociétés concernées

L’obligation de déposer les comptes annuels concerne principalement les :

• Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL)
• Sociétés par Actions Simplifiées (SAS)
• Sociétés Anonymes (SA)

Les documents à fournir lors du dépôt

Lors du dépôt des comptes annuels, plusieurs documents doivent être impérativement transmis au greffe :

• Les comptes annuels : le bilan, le compte de résultat et l’annexe : ces documents donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise.
• La proposition d’affectation du résultat et la résolution votée lors de l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : ce document indique la manière dont le résultat de l’exercice (bénéfice ou perte) a été affecté (mise en réserve, distribution de dividendes, report à nouveau…) selon la décision prise en assemblée générale.

Le cas échéant d’autres documents sont à joindre :

• Le rapport de gestion : obligatoire pour certaines sociétés, il présente la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible, et des informations sur les activités de recherche et développement. Les petites et moyennes entreprises peuvent, sous réserve de répondre à des conditions de seuil et d’activités éligibles, être dispensées de son dépôt.
• Le rapport du commissaire aux comptes : si la société est tenue d’en désigner un, son rapport doit attester de la régularité et de la sincérité des comptes.

Lorsque la société fait partie d’un groupe de sociétés, elle doit déposer en plus les documents suivants :

• Les comptes consolidés ;
• Le rapport sur la gestion du groupe ;
• Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés
• Le rapport du conseil de surveillance s’il y en a un.

La confidentialité des comptes pour les micro-entreprises

Depuis quelques années, des dispositions spécifiques permettent à certaines petites entreprises de demander la confidentialité de leurs comptes annuels, c’est-à-dire de ne pas les rendre publics. Cette mesure vise à protéger la vie privée des entrepreneurs individuels et des très petites structures. Sont éligibles à cette confidentialité les commerçants, personnes physiques ou personnes morales qui ne dépassent pas, au titre du dernier exercice comptable clos, deux des trois critères suivants :

• 450 000 euros de total bilan ;
• 900 000 euros de chiffre d’affaires ;
• jusqu’à 10 salariés au cours de l’exercice.

En outre, les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat uniquement. Sont considérées comme des petites entreprises les commerçants, personnes physiques ou personnes morales, qui ne dépassent pas, au titre du dernier exercice clos, deux des trois critères suivants :

• 7,5 millions d’euros de total bilan ;
• 15 millions d’euros de chiffre d’affaires ;
• jusqu’à 50 salariés.

Pour bénéficier de cette confidentialité (partielle ou totale), la société doit en faire la demande expresse lors du dépôt des comptes annuels, en joignant une déclaration de confidentialité des comptes annuels. Il est important de noter que même si les comptes ne sont pas publiés, ils restent bien entendu déposés et accessibles à certaines autorités (administration fiscale, Banque de France notamment). De plus, cette confidentialité ne s’applique pas aux comptes consolidés des groupes de sociétés.

La date limite de dépôt des comptes

Le dépôt des comptes annuels doit intervenir dans un délai précis, qui dépend de la date de l’assemblée générale ordinaire (AGO) d’approbation des comptes.

• Dans les 1 mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée générale ordinaire.
• Ce délai est porté à 2 mois si le dépôt est effectué par voie électronique.

L’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes doit, quant à elle, se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social.

Exemples :

• Si l’exercice social se clôture le 31 décembre N, l’assemblée générale doit avoir lieu au plus tard le 30 juin N+1. Le dépôt des comptes devra alors être effectué au greffe avant le 30 juillet N+1 (ou le 30 août N+1 en cas de dépôt électronique).
• Si l’exercice social se clôture le 30 juin N, l’assemblée générale doit avoir lieu au plus tard le 31 décembre N. Le dépôt des comptes devra alors être effectué au greffe avant le 31 janvier N+1 (ou le 28 février N+1 en cas de dépôt électronique).

Les modalités de dépôt des comptes

Il existe plusieurs façons de déposer les comptes annuels au greffe :

• En ligne : C’est la méthode privilégiée et encouragée. Elle s’effectue de façon dématérialisée. Ce mode de dépôt est plus rapide et permet de bénéficier d’un délai supplémentaire d’un mois.
• Sur place : Il est possible de déposer les documents directement au greffe du tribunal de commerce compétent.
• Par courrier : Les documents peuvent être envoyés par lettre recommandée avec accusé de réception au greffe.

Quel que soit le mode de dépôt, les documents doivent être accompagnés du formulaire de dépôt dûment rempli et signé.

Le coût du dépôt des comptes

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une formalité payante. Le coût varie légèrement en fonction du mode de dépôt choisi (en ligne, sur place ou par courrier) et peut être mis à jour périodiquement.

Ce montant inclut les émoluments du greffe, la TVA, et les frais de diffusion au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC), qui rend les comptes publics (sauf en cas de demande de confidentialité pour les micro-entreprises).

Sanctions en cas de retard ou d’absence de dépôt des comptes

Le non-respect de l’obligation de dépôt des comptes annuels peut entraîner diverses sanctions :

• Injonction de faire : Le président du tribunal de commerce peut, d’office ou à la demande de toute personne intéressée, enjoindre sous astreinte au dirigeant de la société de procéder au dépôt des comptes.
• Amende civile : Le dirigeant peut être condamné à une amende civile pouvant aller jusqu’à 1 500 euros pour chaque exercice non déposé.
• Sanctions pénales : Bien que moins fréquentes, des sanctions pénales (amende et/ou emprisonnement) peuvent être prononcées en cas de récidive ou de manquement grave à l’obligation de transparence.
• Radiation de la société : Dans des cas extrêmes et après plusieurs mises en demeure restées infructueuses, le greffe peut, après une procédure contradictoire, procéder à la radiation d’office de la société du registre du commerce et des sociétés.
• Impact sur la crédibilité : Au-delà des sanctions légales, le non-dépôt des comptes peut nuire gravement à l’image et à la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires financiers, clients et fournisseurs, qui ne pourront pas avoir accès aux informations financières de l’entreprise.

Teledec et le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est donc une obligation légale cruciale qui garantit la transparence du monde des affaires. Il est impératif pour les dirigeants de sociétés de respecter scrupuleusement les délais et les formalités requises pour éviter les sanctions et maintenir la confiance de leurs partenaires. Pour ce faire, utiliser une solution agréée par l’Etat telle que Teledec peut vous aider à télétransmettre en toute conformité. Notre outil en ligne vous accompagne, vous permettant de déclarer plus rapidement et plus sereinement.