Bien anticiper la clôture des comptes : l'écriture d'inventaires

La fin de l’exercice comptable est une période charnière pour toute entreprise. Souvent source de stress pour les dirigeants de TPE/PME, les gérants de SCI ou les loueurs en meublé (LMNP), cette étape ne se résume pas à une simple formalité administrative. Elle garantit la fiabilité de vos états financiers et sécurise votre liasse fiscale. Préparer la clôture des comptes demande de la rigueur et de l’anticipation. Au-delà de la saisie comptable courante, c’est le moment d’effectuer les fameux “travaux d’inventaire”. Ces opérations permettent de figer la situation patrimoniale de l’entreprise à une date précise et de respecter le principe d’indépendance des exercices. Stocks, factures en attente, amortissements : comment s’y retrouver et ne rien oublier ?

Voici la marche à suivre pour aborder cette échéance avec sérénité.

L’inventaire physique des stocks : une obligation légale incontournable

Pour de nombreuses activités commerciales ou industrielles, l’inventaire physique est la première pierre de l’édifice. Le Code de commerce impose de réaliser un inventaire physique des stocks au moins une fois par an, à la date de clôture de l’exercice.Il ne s’agit pas seulement de compter les marchandises sur vos étagères. L’objectif est de comparer le stock théorique (celui indiqué par votre logiciel de gestion) avec le stock réel. Des écarts peuvent apparaître pour diverses raisons : vol, casse, obsolescence ou erreurs de saisie. Lors de cette étape, vous devez valoriser ce stock. C’est un point crucial car la variation de stock impacte directement votre résultat imposable. Si vous constatez que certaines marchandises sont abîmées ou invendables, c’est également le moment d’en tenir compte comptablement. Vous pourrez alors passer une écriture de dépréciation de stock, ce qui viendra réduire votre résultat et donc, potentiellement, votre impôt. Une gestion précise de cet inventaire assure une image fidèle de votre patrimoine.

Maîtriser le Cut-off : le principe de séparation des exercices

En comptabilité, une règle d’or prévaut : chaque exercice est indépendant. Pour préparer la clôture des comptes efficacement, il faut rattacher chaque charge et chaque produit à l’année qui le concerne, indépendamment de la date de paiement ou de facturation. C’est ce qu’on appelle le “Cut-off”.Cela implique d’analyser vos opérations à cheval sur deux années. Si vous négligez cette étape, vous risquez de fausser votre résultat et de vous exposer à des redressements fiscaux.

Rassembler les Factures Non Parvenues (FNP)

Il est fréquent de recevoir des marchandises ou de bénéficier d’une prestation de services avant la fin de l’année (au 31 décembre par exemple), mais de ne recevoir la facture correspondante qu’en janvier de l’année suivante.Comptablement, la charge concerne l’exercice qui s’achève. Vous devez donc l’intégrer dans vos comptes via une écriture de Facture Non Parvenue (FNP). Concrètement, vous devez estimer le montant de la dépense (sur la base d’un bon de commande ou de livraison) et l’enregistrer en charge. Cela permet de déduire cette dépense du résultat de l’année écoulée, même si la pièce comptable définitive n’est pas encore là.

Identifier les Charges Constatées d’Avance (CCA)

À l’inverse, il arrive que vous payiez une prestation qui concerne l’exercice suivant. L’exemple le plus parlant est celui des primes d’assurance ou des loyers payés trimestriellement. Si vous payez en décembre une prime couvrant la période de décembre à février, seule la part de décembre doit impacter votre résultat actuel.La part couvrant janvier et février doit être “neutralisée” via une écriture de Charge Constatée d’Avance (CCA). Elle sera ainsi transférée sur l’exercice suivant. Ce mécanisme de régularisation est essentiel pour présenter un bilan qui reflète la réalité économique de votre activité.

Amortissements et dépréciations : ajuster la valeur de vos actifs

Une fois les opérations courantes régularisées, il faut se pencher sur la valeur de vos investissements. Vos immobilisations (machines, véhicules, ordinateurs, mobilier) perdent de la valeur avec le temps et l’usage.

Calculer les dotations aux amortissements

L’amortissement constate cette perte de valeur irréversible due à l’usure ou à l’obsolescence technologique. Préparer la clôture des comptes, c’est donc calculer la “dotation aux amortissements” de l’année. Cette charge n’entraîne aucune sortie de trésorerie, mais elle vient diminuer votre bénéfice imposable.Il est important de vérifier vos tableaux d’amortissement :

• Avez-vous acquis de nouveaux matériels cette année ?
• La durée d’amortissement retenue est-elle cohérente avec l’usage réel du bien ?
• Certains biens totalement amortis sont-ils encore utilisés?

Évaluer les provisions pour risques et charges

Contrairement à l’amortissement qui est certain, la provision anticipe un risque probable mais incertain quant à son montant ou sa date. C’est un levier de prudence indispensable. Examinez votre situation :

• Avez-vous un litige en cours avec un client ou un salarié (Prud’hommes) ?
• Un client est-il en redressement judiciaire, rendant le paiement de sa créance douteux ?
• Avez-vous des impôts futurs à anticiper ?

Si un risque est identifié, vous devez constituer une provision. Comme pour les amortissements, cette dotation est une charge qui réduit votre résultat. Attention toutefois, la fiscalité encadre strictement la déductibilité des provisions. Elles doivent être précises et justifiées.

Le dossier de révision : l’étape finale de contrôle

Avant d’éditer le bilan définitif, une dernière phase de contrôle est nécessaire : la révision des comptes.

C’est le moment de vérifier la cohérence globale de votre comptabilité.Le rapprochement bancaire est l’outil phare de cette étape. Il consiste à vérifier que le solde de votre compte 512 (Banque) en comptabilité correspond exactement au solde de votre relevé bancaire réel au dernier jour de l’exercice. Tout écart doit être justifié.

De même, effectuez un cadrage de TVA. Assurez-vous que la TVA collectée et déductible déclarée tout au long de l’année correspond bien aux montants enregistrés dans votre comptabilité. Comme le rappelle l’administration, la tenue d’une comptabilité régulière est une obligation qui conditionne la valeur probante de vos documents face aux services fiscaux.

Un dossier de révision propre et organisé facilite grandement le travail de votre expert-comptable ou votre propre travail si vous gérez votre comptabilité en autonomie. Il permet de justifier chaque solde du bilan : factures clients non payées, dettes fournisseurs restantes, dettes sociales et fiscales.

Une fois ces travaux d’inventaire terminés et les dernières écritures passées, vos comptes annuels sont prêts.

Vous disposez désormais de tous les éléments (Bilan, Compte de Résultat) pour remplir votre liasse fiscale. C’est à cette étape précise que Teledec intervient pour simplifier la transmission de vos états financiers à l’administration, en vous assurant une télétransmission sécurisée et conforme aux dernières normes en vigueur.